JUNTAS DE TRABAJO

Herramientas Directivas

“Las juntas de trabajo como tal, siempre tienen que perseguir el objetivo de resolver una situación y/o llegar a la toma apropiada de una decisión.”

Eduardo Bartheneuf Viesca

22 de Octubre de 2020 / ebWeb

A lo largo del tiempo, las juntas o reuniones de trabajo han sido de gran utilidad para una correcta toma de decisión, ya que esta herramienta o dinámica profesional considera todas las opiniones y puntos de vista de quienes las integran.

Decisiones que van desde la realización de una simple tarea, hasta decisiones estratégicas que pueden cambiar el rumbo de una organización.

Pero no podemos pasar por alto, que muchas veces nuestras reuniones de trabajo pierden efectividad, y por efectividad me refiero a que no podemos alcanzar el objetivo de la misma.

Existen distintos factores claves por los cuales nuestras reuniones de trabajo pierden efectividad, por ejemplo: los integrantes no son los indicados, no contamos con un objetivo claro, no supimos moderar la reunión o simplemente esta reunión no era necesaria.

Hoy en día, el elemento mas importante y que tenemos que valorar dentro de nuestras organizaciones es el tiempo, desgraciadamente pocas veces dimensionamos el costo ejecutivo de una reunión, pero sería una practica positiva y de análisis, empezar a costear dichas reuniones, para que de esta manera podamos justificar la efectividad de la misma contra los resultados obtenidos.

Una manera efectiva de comenzar a costear nuestras reuniones es atreves del costo representado por cada uno de los integrantes que la conforman, es decir, la suma total, del costo por hora del sueldo de cada integrante por el número de horas invertidas en dicha reunión, de esta manera podemos establecer un costo real y de la misma manera podemos justificar el tema que vamos a tratar.

La justificación de las distintas juntas de trabajo que se convocan comúnmente dentro de una organización, es muy pobre, es decir no contamos con los elementos necesarios para evaluar la necesidad de llevar a acabo nuestra reunión.

Las juntas de trabajo como tal, siempre tienen que perseguir el objetivo de resolver una situación y/o llegar a la toma apropiada de una decisión.

Es por ello que las juntas de trabajo básicamente se justifican entre otros para los siguientes casos:

• Información: Informe de reportes y resultados.
• Resolución: Resolución de conflictos
• Mesas de Trabajo: Discusión – Análisis
• Planeación: Políticas, Acuerdos, Objetivos y Metas.

Para ayudar a conceptualizar este punto, ahora te presento algunos de los casos donde no se justifica o no sería necesario convocar una junta de trabajo.

• Tareas: Estatus de actividades y pendientes diarios
• Avances: Informe de Avances
• Ideas: Planteamiento y desarrollo de ideas.

Es importante mencionar, que para todas aquellas actividades que pudieran no justificar una reunión de trabajo, no quiere decir que la información derivada de este tipo de actividades no sea importante o no sea esencial o primordial para el conocimiento de los demás, simplemente habría que seleccionar algún canal de comunicación eficiente donde todos los involucrados puedan tener conocimiento de esta información y de ser posible también lograr interactuar al respecto.

En la actualidad existe una gran gama de herramientas digitales y tecnológicas, que nos pueden ayudar a gestionar este tipo de tareas, hacerlas del conocimiento de un grupo indefinido de personas y también contar con la posibilidad de interactuar al respecto y de ser necesario en tiempo real.

Para todos aquellos casos referentes a comunicados y mensajes de la dirección, cursos y talleres de capacitación o bien para la propia realización de algún foro o evento dentro de la organización, en el sentido estricto, estos no son considerados como una junta de trabajo.

Para establecer formalmente una junta de trabajo, esta deberá considerar los siguientes 8 aspectos:

1. Tema: Tema a tratar
2. Objetivo: Objetivo especifico que se pretende lograr.
3. Moderador: Responsable de cumplir el objetivo y mantener el orden
4. Tiempo: Tiempo estimado de la reunión
5. Lugar: Definir la ubicación y el espacio de la reunión
6. Convocatoria: Fecha, Horario, Participantes y Material Necesario.
7. Equipo Multidisciplinario: Selección de los asistentes en base a lo siguiente:
   • Rangos o Puestos
   • Áreas o Departamentos.
   • Comisiones
   • Responsabilidad
8. Modelo: Modelo de participación (Metodología y Normas)

Es muy importante, que el responsable de la reunión, en este caso, el moderador, cuente con el desarrollo previo de una orden del día, con lo cual pueda asegurar el oportuno seguimiento de los puntos a tratar, además será necesario establecer el quorum mínimo de asistentes necesarios, para que, de esta manera, se logre garantizar también, la calidad en la participación.

La puntualidad en las juntas de trabajo juega un papel fundamental, ya que dicta la responsabilidad, respeto y compromiso de todos sus integrantes, así como también, contribuye al logro y cumplimiento de los objetivos de la reunión.

En el transcurso de la reunión, es muy importante establecer las pautas necesarias para dar la bienvenida a todos los asistentes y hacer mención de los distintos anuncios como bien pudieran ser, los protocolos de salud y seguridad. Considerar también un espacio de dialogo abierto, desarrollar un resumen sobre los acuerdos alcanzados, y efectuar una despedida al termino de la reunión, con la cual, se agradece formalmente la participación de todos los asistentes.

• DIARIAS: Este tipo de reunión, no pudiera ser mayor a 15 minutos, ya que, debido a su periodo de análisis e información, generalmente no se cuenta con el suficiente contenido. Este tipo de juntas, también es conocido por presentar información fotográfica, es decir, datos, limites, valores o cantidades, que pudieran ofrecernos una evaluación o calificación de los resultados alcanzados al día previo.
• SEMANAL: Para este tipo de reunión, el tiempo aproximado oscila entre 30 minutos y una hora, ya que la información que se presenta deriva de un periodo de tiempo más largo, comúnmente concentra resultados operativos, en donde atiende a la posibilidad de hacer cambios tácticos de manera oportuna.
• MENSUAL: Para este tipo de reunión, se invierte aproximadamente entre 1 y 2 horas, son de carácter estratégico, es decir, analiza los resultados por departamento y alineados a los objetivos establecidos por la dirección, comúnmente en este tipo de reuniones, se evalúan los indicadores mensuales por cada departamento, así como también, el análisis financiero del periodo.
• ANUAL: En este tipo de reuniones, no se establece un tiempo determinado, ya que la información que se analiza en este periodo de tiempo, atiende a conceptos como la redefinición de objetivos y estrategias (Cambio y modificación de indicadores), análisis y planeación (Planeación estratégica y análisis FODA), valoraciones económicas y de mercado (Nuevas oportunidades de negocio). También para este tipo de reuniones de periodo anual, se informan los resultados tanto operativos como financieros al Consejo de Administración (Máximo órgano de jerarquía) de las organizaciones o bien al Comité de Accionistas (Inversionistas).

Es común y necesaria, la existencia de juntas de trabajo de imprevisto, las cuales atienden necesidades que se van presentando sobre la marcha, teniendo en cuenta las características de las juntas que ya hemos mencionado, podemos garantizar la plena efectividad de las mismas.

Estoy seguro que con esta información, lograras juntas de trabajo más productivas, donde puedas alcanzar tus  metas, y de esta manera, cumplir también, con los objetivos estratégicos de tu organización.

Recuerda que la justicia, la estructura y el conocimiento, son pilares fundamentales de crecimiento. 1-10!